Przetargi w praktyce

Przystąpienie do odwołania w KIO – dlaczego Twój udział ma duże znaczenie?

Wniesienie odwołania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego często przesądza o dalszym przebiegu przetargu. Wykonawcy, którzy otrzymują od zamawiającego kopię odwołania, stają przed decyzją, czy zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego przed KIO, czy pozostać biernym uczestnikiem sporu prowadzonego przez inne podmioty.

Choć przepisy nie nakładają obowiązku przystąpienia, w praktyce jest to jedyny instrument pozwalający wykonawcy wpływać na wynik postępowania odwoławczego, jeżeli rozstrzygnięcie dotyczy jego interesu.

Czym jest przystąpienie do postępowania odwoławczego przed KIO

Postępowanie przed Krajowa Izba Odwoławcza toczy się pomiędzy odwołującym a zamawiającym. Ustawa Prawo zamówień publicznych przewiduje jednak możliwość udziału innych wykonawców w charakterze przystępujących.

Zgłoszenie przystąpienia do KIO umożliwia wykonawcy:

udział w postępowaniu odwoławczym,
przedstawienie własnego stanowiska,
udział w rozprawie,
reakcję na działania stron, w tym na ewentualne uwzględnienie odwołania przez zamawiającego.

Z perspektywy wykonawcy oznacza to zabezpieczenie interesu prawnego w sytuacji, gdy wynik odwołania może wpłynąć na jego sytuację w przetargu.

Kiedy przystąpienie do odwołania w KIO jest szczególnie uzasadnione

W praktyce przystąpienie do KIO ma istotne znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy:

odwołanie dotyczy wyboru oferty wykonawcy lub zawiera zarzuty odnoszące się do jego oferty,
wykonawca ma interes w utrzymaniu zaskarżonej czynności zamawiającego,
istnieje ryzyko, że zamawiający uwzględni odwołanie bez merytorycznego rozpoznania sprawy przez Izbę.

W takich przypadkach brak przystąpienia oznacza rezygnację z możliwości wpływu na dalszy tok postępowania.

Termin i forma zgłoszenia przystąpienia do KIO

Termin na zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego wynosi 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania albo od dnia jego publikacji na stronie postępowania. Termin ten jest krótki i nieprzywracalny.

Należy pamiętać o tym, że wysłanie przystąpienia na adres e-mail Urzędu Zamówień Publicznych nie wywoła skutku w postaci skutecznego przystąpienia. Przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia co najmniej podpisem zaufanym. Najpewniejsze wydaje się skorzystanie z systemu elektronicznego e-doręczeń. Koniecznie musimy pamiętać o jednoczesnym przekazaniu kopii zamawiającemu i odwołującemu.

Pismo musi spełniać określone wymogi formalne, w tym zawierać wskazanie strony postępowania oraz wykazanie interesu w uzyskaniu rozstrzygnięcia na jej korzyść.

Koszty przystąpienia do postępowania odwoławczego

Samo przystąpienie do odwołania w KIO nie podlega opłacie i co do zasady nie wiąże się z ryzykiem ponoszenia kosztów postępowania. Ryzyko takie może powstać jedynie w wyjątkowych sytuacjach, gdy wykonawca – po wniesieniu sprzeciwu – staje się główną stroną sporu.

Przystąpienie do KIO jako element strategii wykonawcy

Przystąpienie do postępowania odwoławczego nie jest wyłącznie czynnością formalną. W realiach postępowań przetargowych stanowi istotny element strategii ochrony interesów wykonawcy, zwłaszcza w sytuacjach, gdy wynik odwołania może wpłynąć na dalszy los oferty.

Z tego względu decyzja o przystąpieniu, podobnie jak sposób jego zgłoszenia i dalszego udziału w postępowaniu, powinna być podejmowana z uwzględnieniem konsekwencji prawnych i procesowych

Doświadczenie pokazuje, że aktywne przystąpienie do postępowania odwoławczego przed KIO może mieć decydujące znaczenie dla jego wyniku. Kancelaria wielokrotnie reprezentowała wykonawców przystępujących do postępowań odwoławczych, w których – przy ograniczonym zaangażowaniu zamawiającego – to właśnie argumentacja przystępującego okazywała się kluczowa dla oddalenia odwołania. W praktyce zdarzało się, że Krajowa Izba Odwoławcza wprost odwoływała się w uzasadnieniu orzeczenia do stanowiska prezentowanego przez przystępującego. Należy przy tym pamiętać, że zakres i intensywność obrony prowadzonej przez zamawiającego nie zawsze są możliwe do przewidzenia, co dodatkowo przemawia za świadomym zabezpieczeniem własnych interesów już na etapie przystąpienia do postępowania odwoławczego.

Mandat od Państwowej Inspekcji Pracy – jak wpływa na mój udział w przetargu?

Wyobraź sobie taką sytuację: startujesz w przetargu, składasz ofertę, wszystko przebiega prawidłowo – aż do momentu, gdy zamawiający uznaje, że z powodu jednorazowego mandatu od Państwowej Inspekcji Pracy, opiewającego na kilkaset złotych, zachodzi wobec Ciebie przesłanka wykluczenia z postępowania wartego kilka milionów złotych – postępowania, które dla Twojej firmy ma kluczowe znaczenie. W grę wchodzi nie tylko eliminacja z tego konkretnego przetargu, lecz także realne ryzyko utraty możliwości ubiegania się o zamówienia publiczne nawet przez okres trzech lat.

Źródłem problemu jest zdarzenie sprzed dwóch lat – mandat nałożony przez Państwową Inspekcję Pracy. Być może dotyczył nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej, kwestii czasu pracy albo formy zatrudnienia. Sprawa została wyjaśniona, mandat zapłacony, a temat – jak się wydawało – zamknięty.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wraca on jednak z pełną mocą.

Czy oznacza to koniec Twojego udziału w przetargach? Nie. Oznacza natomiast, że musisz zareagować świadomie, konsekwentnie i profesjonalnie.

Kiedy mandat PIP może mieć znaczenie?

Art. 109 ust. 1 pkt 2b Pzp przewiduje fakultatywną przesłankę wykluczenia w przypadku naruszenia obowiązków m.in. w dziedzinie prawa pracy. W praktyce bardzo często chodzi właśnie o sytuacje potwierdzone mandatem Państwowej Inspekcji Pracy, która dopatrzy się drobnych uchybień o charakterze formalnym.

Jeżeli zamawiający przewidział tę przesłankę w dokumentacji przetargowej, może ją wobec Ciebie zastosować.

Kluczowe jest jednak to, że nawet jeśli podstawa wykluczenia istnieje, nie oznacza to automatycznego i trwałego wyeliminowania z rynku zamówień publicznych.

Masz mandat? To jeszcze nie koniec – możesz się „oczyścić”

Kluczowe jest Twoje transparentne działanie – najlepiej już na etapie składania oferty powinieneś poinformować o zaistniałej sytuacji, zaznaczając odpowiednie odpowiedzi

w Jednolitym Europejskim Dokumencie Zamówienia (JEDZ) i przedstawiając informacje

o podjętym samooczyszczeniu.

Ustawa przewiduje mechanizm samooczyszczenia (self-cleaning). To instrument, który pozwala Ci wykazać, że mimo wcześniejszego naruszenia jesteś nadal podmiotem rzetelnym i zdolnym do należytego wykonania zamówienia.

Samooczyszczenie nie jest formalnym załącznikiem ani jednym oświadczeniem. To proces, w którym musisz przekonać zamawiającego, że:

• rozumiesz, co poszło nie tak,

• usunąłeś skutki naruszenia,

• wprowadziłeś rozwiązania, które zapobiegną powtórzeniu się problemu.

Zamawiający nie bada tylko tego, czy zapłaciłeś mandat. Bada, czy możesz być traktowany jako wykonawca wiarygodny.

Co musisz wykazać w ramach samooczyszczenia?

1. Usunąłeś skutki naruszenia

Jeżeli otrzymałeś mandat PIP, pierwszym krokiem jest naprawienie skutków nieprawidłowości.

To może oznaczać:

• zapłatę mandatu lub należności wynikających z decyzji,

• uregulowanie zaległości wobec pracowników,

• uzupełnienie dokumentacji pracowniczej,

• realizację wszystkich zaleceń pokontrolnych.

Sama deklaracja „sprawa została załatwiona” nie wystarczy. Musisz wykazać to dokumentami.

Z perspektywy zamawiającego kluczowe jest jedno pytanie: czy skutki naruszenia zostały realnie usunięte?

2. Wyjaśniłeś, dlaczego doszło do naruszenia

Nie wystarczy napisać: „doszło do uchybienia”.

Musisz jasno odpowiedzieć na pytania:

• co dokładnie się wydarzyło,

• jakie przepisy zostały naruszone,

• dlaczego do tego doszło,

• czy była to kwestia błędu organizacyjnego, nadzoru, czy konkretnej osoby.

Z punktu widzenia zamawiającego nie liczy się tylko fakt naruszenia. Liczy się jego przyczyna. Jeżeli nie pokażesz, że rozumiesz źródło problemu, trudno będzie przekonać, że nie powtórzy się on w przyszłości.

3. Wdrożyłeś realne środki zapobiegawcze

To najważniejsza część samooczyszczenia.

Musisz wykazać, że wprowadziłeś konkretne rozwiązania organizacyjne, kadrowe lub proceduralne, które realnie ograniczają ryzyko powtórzenia się naruszeń.

W zależności od sytuacji mogą to być:

• zmiany kadrowe (np. zmiana osoby odpowiedzialnej za kadry),

• zakończenie współpracy z podmiotem, który odpowiadał za nieprawidłowości,

• wzmocnienie nadzoru nad personelem,

• wprowadzenie procedur kontrolnych i raportowych,

• przeprowadzenie szkoleń z zakresu prawa pracy,

• wdrożenie wewnętrznych regulacji dotyczących odpowiedzialności.

• nawiązanie współpracy z inspektorem BHP lub innym podmiotem doradczym.

Środki te muszą być adekwatne do skali naruszenia. Symboliczne działania nie wystarczą.

Jeżeli problem dotyczył systemowego naruszania czasu pracy, nie przekonasz zamawiającego jednorazowym szkoleniem. Jeżeli uchybienie było incydentalne, nadmiernie rozbudowany „program naprawczy” może zostać uznany za pozorny.

Znaczenie dowodów – nie wystarczą same słowa

Zamawiający ocenia samooczyszczenie na podstawie dowodów. Oświadczenia, nawet bardzo rozbudowane, nie są wystarczające, jeśli nie są poparte dokumentacją.

Jeżeli powołujesz się na nowe regulaminy, zmienioną strukturę organizacyjną, wdrożone procedury kontrolne, przeprowadzone szkolenia

- powinieneś wykazać nie tylko ich formalne przyjęcie, ale również faktyczne funkcjonowanie.

Z punktu widzenia zamawiającego kluczowe jest to, czy zmiana jest realna, czy tylko „papierowa”.

Co mówi orzecznictwo KIO?

Analiza orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej pokazuje jednoznacznie, że decydujące znaczenie ma realność i trwałość podjętych działań.

Izba podkreśla, że samooczyszczenie powinno prowadzić do rzeczywistej zmiany sposobu funkcjonowania wykonawcy w obszarze, w którym doszło do naruszenia. Pozytywnie oceniane są konkretne działania, takie jak:

• realne zmiany kadrowe,

• wzmocnienie nadzoru nad pracownikami,

• wdrożenie systemów kontroli wewnętrznej,

• rozszerzenie szkoleń w obszarze, w którym wystąpiły nieprawidłowości.

Jeżeli działania są adekwatne do przyczyn naruszenia, szanse na uznanie samooczyszczenia za skuteczne znacząco rosną.

Czas ma znaczenie

Samooczyszczenie nie powinno być reakcją „na ostatnią chwilę”.

Jeżeli podejmujesz działania dopiero w momencie składania kolejnej oferty, może to zostać ocenione jako działanie pozorne i wymuszone sytuacją przetargową.

Im szybciej rozpoczniesz proces naprawczy po ujawnieniu naruszeń, tym bardziej wiarygodnie będzie on wyglądał z perspektywy zamawiającego.

Samooczyszczenie powinno być procesem, a nie jednorazowym dokumentem dołączonym do oferty.

Podsumowanie

Jeżeli dostałeś mandat od Państwowej Inspekcji Pracy, nie oznacza to automatycznie końca Twojej aktywności w zamówieniach publicznych.

Rzetelnie, prawidłowo i transparentnie przedstaw swoją sytuację w następnych postępowaniach. Przeprowadź skuteczne samooczyszczenie potwierdzające usunięcie skutków naruszeń i wdrożenie adekwatnych oraz trwałych środków zapobiegawczych.

Ocena skuteczności samooczyszczenia zawsze zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Jeżeli masz wątpliwości, czy podjęte przez Ciebie działania są wystarczające, rozsądnie jest skonsultować sytuację z kimś, kto wielokrotnie przygotowywał skuteczne wyjaśnienia w podobnych przypadkach.

Rażąco niska cena – jak przygotować skuteczne wyjaśnienia w przetargu?

Jednym z najczęstszych powodów odrzucenia oferty w przetargu jest uznanie jej za ofertę z rażąco niską ceną. W praktyce bardzo często problemem nie jest sama cena. Problemem są źle przygotowane wyjaśnienia.

Jeżeli otrzymałeś wezwanie do złożenia wyjaśnień w trybie art. 224 Pzp, właśnie teraz rozstrzyga się los Twojej oferty. To moment, w którym musisz wykazać, że cena jest realna i pozwala na wykonanie zamówienia zgodnie z wymaganiami.

Poniżej wyjaśniam, czym jest rażąco niska cena, kiedy zamawiający może żądać wyjaśnień oraz jak przygotować je tak, aby skutecznie obronić ofertę – również przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Czym jest rażąco niska cena?

Ustawa Prawo zamówień publicznych (art. 224 Pzp) nie definiuje tego pojęcia wprost.
KIO wielokrotnie podkreślała, że chodzi o cenę „niewiarygodną” w realiach rynkowych – nie o cenę po prostu niską czy konkurencyjną.

Nie zakładaj automatycznie, że jeżeli Twoja oferta jest niższa o 20%, 30% czy nawet 40%, to jest to cena rażąco niska. Sama różnica procentowa nie przesądza o niczym. Każda sprawa wymaga analizy konkretnego zamówienia i jego specyfiki.

Kiedy zamawiający musi wezwać Cię do wyjaśnień?

Zamawiający ma obowiązek żądać wyjaśnień, jeżeli cena wydaje się rażąco niska lub budzi wątpliwości co do możliwości wykonania zamówienia.

Domniemanie powstaje, gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od:

wartości zamówienia powiększonej o VAT,
średniej arytmetycznej cen złożonych ofert.

To jednak tylko punkt wyjścia. Nawet bez przekroczenia progu 30% zamawiający może uznać, że Twoja cena budzi wątpliwości i wymaga wyjaśnienia.

Co podlega badaniu?

Nie tylko cena całkowita.

Zamawiający może badać istotne elementy składowe ceny – na przykład koszty pracy, koszty materiałów, koszty podwykonawstwa, koszty sprzętu czy transportu. Analizie podlegają te elementy, które mają znaczenie dla realności wykonania zamówienia.

Jeżeli któryś z kluczowych składników kalkulacji jest zaniżony lub niewiarygodny, może to prowadzić do zakwestionowania całej oferty.

Jak wygląda dobre wezwanie?

Wezwanie do wyjaśnień powinno wskazywać, które elementy oferty budzą wątpliwości. W praktyce jednak często bywa ogólne.

Jeżeli wezwanie jest lakoniczne, to na Tobie spoczywa decyzja, jakie elementy wymagają szczegółowej kalkulacji i jakie obszary należy wyjaśnić w sposób pogłębiony.

Jak powinny wyglądać skuteczne wyjaśnienia?

To najważniejszy moment w całej procedurze. Teraz Twoim zadaniem jest wykazać, że cena została skalkulowana racjonalnie i obejmuje wszystkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia.

Twoje wyjaśnienia powinny zawierać:

szczegółową kalkulację kosztów z rozbiciem na elementy cenotwórcze,
strukturę ceny pokazującą, jak doszedłeś do kwoty końcowej,
realne koszty pracy wraz z pełnymi narzutami (ZUS, FP, FGŚP, urlopy, chorobowe),
koszty materiałów, sprzętu, transportu i podwykonawstwa,
koszty pośrednie związane z organizacją realizacji zamówienia,
wskazanie marży lub ekonomicznego sensu realizacji kontraktu,
logiczne i matematycznie spójne wyliczenia.

Wyjaśnienia muszą przekonać zamawiającego, że cena jest realna i że wykonanie zamówienia za zaoferowaną kwotę jest możliwe.

Ogólniki nie zadziałają

KIO konsekwentnie podkreśla, że wyjaśnienia muszą być konkretne.

Sformułowania typu:

„posiadamy doświadczenie”,
„optymalizujemy koszty”,
„działamy efektywnie”

- nie stanowią realnego wyjaśnienia. Co więcej, często już na wstępie sygnalizują, że wykonawca unika przedstawienia konkretnych danych. Trudno bowiem uznać za argument twierdzenie o „doświadczeniu” czy „efektywności”, skoro większość podmiotów działających na rynku posiada doświadczenie i dąży do optymalizacji kosztów. To nie są okoliczności wyjątkowe — to standard prowadzenia działalności gospodarczej. Zamawiający oczekuje natomiast wykazania, w jaki sposób te okoliczności przekładają się na konkretne, policzalne wartości w Twojej kalkulacji.

W wyroku KIO 1191/23 Izba wskazała, że informacje podawane w wyjaśnieniach powinny być na tyle konkretne, aby możliwe było ich przynajmniej przybliżone przełożenie na wymierne wartości ekonomiczne oraz ocena ich wiarygodności.

Jeżeli nie pokażesz liczb i sposobu ich wyliczenia, Twoje wyjaśnienia mogą zostać uznane za niewystarczające.

Czy trzeba dołączać dowody?

To zależy od tego, na co się powołujesz.

Jeżeli twierdzisz, że:

masz szczególne rabaty,
korzystasz z dofinansowania do wynagrodzeń, np. z PFRON,
masz wyjątkowo korzystne warunki zakupu,
opierasz kalkulację na stałych umowach z dostawcami,

powinieneś to udokumentować.

Z drugiej strony nie zawsze konieczne jest dołączanie wszystkich dokumentów kadrowych, jeżeli kalkulacja jest realistyczna i rynkowa.

Często pojawia się pytanie, czy do wyjaśnień zawsze trzeba dołączać zewnętrzne dokumenty, takie jak umowy z dostawcami, faktury czy oferty handlowe. Co do zasady – jeżeli powołujesz się na szczególne, niestandardowe okoliczności, powinieneś je wykazać.

Jednocześnie pamiętaj, że sama kalkulacja kosztów sporządzona przez Ciebie również jest dowodem – i to dowodem o podstawowym znaczeniu. Jeżeli przedstawisz szczegółową, przejrzystą kalkulację obejmującą wszystkie elementy cenotwórcze, w tym realne koszty pracy wraz z narzutami, koszty materiałów, sprzętu, podwykonawstwa, koszty pośrednie oraz przyjętą marżę, stanowi ona materialny dowód sposobu ukształtowania ceny.

To nie jest deklaracja. To konkretne zestawienie liczb, które pozwala prześledzić, w jaki sposób doszedłeś do ceny końcowej.

W przypadku prostych zamówień, o nieskomplikowanej strukturze kosztowej, rzetelnie przygotowana kalkulacja może okazać się wystarczająca, o ile nie występują dodatkowe okoliczności budzące wątpliwości.

Ciężar dowodu spoczywa na Tobie

To Ty musisz wykazać, że cena nie jest rażąco niska. Jeżeli Twoje wyjaśnienia okażą się niewystarczające, zamawiający ma obowiązek odrzucić ofertę.

Wyjaśnienia nie są formalnością. To moment, w którym realnie bronisz swojej kalkulacji.

Najczęstsze błędy

Z praktyki wynika, że najczęściej popełniane błędy to:

brak przedstawienia pełnej struktury kosztów,
nieuwzględnienie kosztów pracy brutto wraz z narzutami,
pominięcie kosztów pośrednich (administracja, nadzór, księgowość, ubezpieczenia),
niewykazanie marży lub ekonomicznego uzasadnienia realizacji zamówienia,
powoływanie się na dofinansowanie (np. PFRON) bez jego udokumentowania,
nieodniesienie się do wszystkich elementów wskazanych w wezwaniu,
niespójność matematyczna wyliczeń,
przekonanie, że „niska cena sama się obroni”.

To najprostsza droga do odrzucenia oferty.

Jak przygotować się do wyjaśnień?

Najlepiej już na etapie składania oferty posiadać:

szczegółową kalkulację w arkuszu,
wyliczenie kosztów pracy wraz z narzutami,
zestawienie kosztów pośrednich,
uzasadnienie przyjętej marży,
dokumenty potwierdzające szczególne warunki, jeżeli na nie się powołujesz.

Wyjaśnienia mogą stać się przedmiotem odwołania do KIO. Przygotuj je tak, jakby miały być analizowane przez Izbę – krok po kroku, liczba po liczbie.

Podsumowanie

Rażąco niska cena to nie problem samej wysokości ceny, lecz problem niewykazania jej realności.

Skuteczne wyjaśnienia muszą być:

konkretne,
policzalne,
logiczne,
spójne,
poparte dowodami tam, gdzie to konieczne.

Dobrze przygotowane wyjaśnienia potrafią uratować kontrakt o znacznej wartości. Źle przygotowane – kończą postępowanie na etapie badania ofert.

Jeżeli masz wątpliwości, czy Twoje wyjaśnienia są wystarczające, rozsądniej jest skonsultować je z osobą, która wielokrotnie przygotowywała skuteczne odpowiedzi

w podobnych sytuacjach.

Wzór wniosku o udostępnienie oferty

Przetargi w nadleśnictwach – 10 rzeczy, o których musisz pamiętać, startując jako zakład usług leśnych

W przetargach leśnych wygrywa oferta z największą liczbą punktów. To zasada prosta
i czytelna.

Ale zanim do tego dojdzie, jest kilka miejsc, w których możesz przegrać „na własne życzenie” — przez niedopatrzenia w dokumentach, brak reakcji na wezwanie zamawiającego albo brak przygotowania na pytania, które pojawią się po złożeniu ofert.

Jest jednak i druga strona medalu. W tym samym postępowaniu możesz zyskać coś, czego w ogóle się nie spodziewałeś — jeżeli uważnie przeanalizujesz ofertę konkurencji
i świadomie skorzystasz z przysługujących Ci narzędzi proceduralnych. Zdarza się, że to właśnie ten etap decyduje o zmianie wyniku przetargu.

W tym poradniku omawiam dziesięć najważniejszych obszarów, które w praktyce decydują o Twojej pozycji w przetargu. To konkretne punkty, które nie wyczerpują wszystkich kwestii, ale wskazują najważniejsze obszary i podpowiadają, na co zwrócić szczególną uwagę, aby złożyć dobrą ofertę, uniknąć problemów i zwiększyć swoje szanse na wybór w postępowaniach nadleśnictw.

Historia Twoich umów z nadleśnictwami ma znaczenie — i trzeba ją umieć „obsłużyć” w dokumentach.

W branży usług leśnych przeszłość potrafi wrócić szybciej niż myślisz. Jeżeli
w poprzednich latach było tak, że „nie dowiozłeś” zamówienia albo wykonanie było kwestionowane (choćby częściowo), zamawiający może to analizować jako przesłankę wykluczenia.

Najważniejsze jest to, żebyś nie próbował tego chować. Jeśli uważasz, że może zachodzić przesłanka wykluczenia (np. z powodu nienależytego wykonania umowy), Twoim bezpiecznym scenariuszem jest transparentne działanie od samego początku:

już na etapie składania oferty zaznacz odpowiednie odpowiedzi w JEDZ,
opisz sytuację krótko i rzeczowo, bez „zasłaniania się”,
przede wszystkim poprzyj to samooczyszczeniem (self-cleaning).

Jeżeli po problemach w realizacji wdrożyłeś w firmie zmiany (organizacyjne, kadrowe, kontrolne), to właśnie teraz chodzi o to, żeby to wykazać i udowodnić. Zamawiający musi zobaczyć, że nie jest to jednorazowa deklaracja, tylko realna zmiana, która trwale eliminuje ryzyko powtórzenia się takich potknięć.

I teraz druga strona medalu.

Jeżeli Ty podchodzisz do swojej historii realizacyjnej transparentnie, to warto zadać sobie pytanie: czy to samo można powiedzieć o Twojej konkurencji? Jeżeli wiesz, że któryś
z wykonawców w poprzednich latach miał poważne problemy z realizacją umów, naliczane kary albo rozwiązane kontrakty, sprawdź uważnie jego oświadczenia w JEDZ oraz dokumenty składane w postępowaniu.

Brak informacji o istotnych zdarzeniach, które mogą stanowić przesłankę wykluczenia, może mieć znaczenie procesowe. W praktyce zdarza się, że wykonawcy nie wykazują okoliczności, które powinni ujawnić, albo robią to w sposób lakoniczny. Jeżeli masz wiedzę o takich sytuacjach, analiza oferty konkurencji może otworzyć realną szansę na zmianę wyniku postępowania.

Mandat PIP nie musi Cię „zabić” w przetargu — ale źle obsłużony może.

Mandat z Państwowej Inspekcji Pracy wielu wykonawców traktuje jak drobnostkę.
W przetargu to może wrócić jako temat dotyczący przesłanki z art. 109 ust. 1 pkt 2b Pzp.

W praktyce kluczowe jest to, czy potrafisz pokazać, że:

usunąłeś skutki naruszenia (nie tylko „zapłaciłem mandat”),
wyjaśniłeś przyczyny (dlaczego do tego doszło),
wdrożyłeś środki zapobiegawcze na przyszłość.

Jeżeli uważasz, że temat może wypłynąć, wracamy do zasady z punktu 1: transparentnie w JEDZ + self-cleaning + dowody.

To działa również w drugą stronę.

Jeżeli Ty podchodzisz poważnie do tematu mandatów i samooczyszczenia, warto przyjrzeć się, czy konkurencja zrobiła to samo. W praktyce nie każdy wykonawca ujawnia w JEDZ wszystkie okoliczności, które mogą stanowić podstawę wykluczenia, a nie każdy przeprowadza self-cleaning w sposób rzetelny i udokumentowany.

Jeżeli wiesz, że któryś z podmiotów miał problemy z Inspekcją Pracy, decyzje administracyjne czy inne naruszenia w obszarze prawa pracy, sprawdź, czy znalazło to odzwierciedlenie w jego dokumentach przetargowych. Czasem właśnie w tej części postępowania pojawia się możliwość skutecznej reakcji, której wielu wykonawców
w ogóle nie rozważa.

Rażąco niska cena: musisz być gotowy już w dniu złożenia oferty, że za kilka tygodni ktoś zapyta „z czego to się składa i czy zawiera wszystkie koszty”.

W przetargach leśnych badana bywa nie tylko cena globalna. W praktyce możesz dostać wezwanie do wyjaśnień dotyczące ceny całkowitej, ale też konkretnych pozycji kosztorysu i stawek jednostkowych.

I teraz najważniejsze: takie wezwanie przychodzi często po kilku tygodniach, kiedy emocje opadną, a Ty jesteś w środku realizacji innych robót. Dlatego już w momencie składania oferty powinieneś mieć przygotowane „zaplecze” — arkusz i uzasadnienie, które pozwolą Ci szybko i konkretnie odpowiedzieć.

Wyjaśnienia muszą być:

skrupulatne,
policzalne,
logiczne,
spójne z kosztorysem i realiami wykonania.

Jeżeli nie wiesz, jak to ubrać w dokument, a w grę wchodzi duży kontrakt, rozsądne jest skonsultowanie odpowiedzi — bo jedna nieprzemyślana odpowiedź potrafi zakończyć postępowanie odrzuceniem oferty.

Teraz druga strona medalu — bardzo ważna, a moim zdaniem niedoszacowana.

Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny to jeden z najbardziej niedocenianych elementów analizy ofert konkurencji. Do dziś zdarzają się sytuacje, w których wykonawcy kalkulują ofertę wyłącznie „na wygraną” i eliminację konkurencji (w tym stosują swoisty „dumping”), nie uwzględniając faktycznych kosztów realizacji zamówienia.

W branży usług leśnych realna kalkulacja powinna obejmować m.in.:

pełne koszty pracy wraz z narzutami,
amortyzację, utrzymanie i leasing maszyn,
paliwo i koszty eksploatacyjne,
koszty środowiskowe i BHP,
koszty pośrednie (administracja, nadzór, księgowość),
dowóz pracowników i logistykę pracy w terenie i wiele innych kosztów.

Jeżeli cena konkurencji nie pokrywa kluczowych elementów w sposób realistyczny, otwiera się przestrzeń do zadania pytania: czy oferta rzeczywiście gwarantuje wykonanie zamówienia zgodnie z wymaganiami?

W praktyce właśnie na etapie badania rażąco niskiej ceny dochodzi do eliminacji ofert, które zostały skalkulowane poniżej realnych kosztów. Warto więc patrzeć na ten mechanizm nie tylko jak na ryzyko dla siebie, ale również jako na narzędzie weryfikacji konkurencji.

I tu bardzo ważna uwaga dotycząca już etapu ewentualnego postępowania przed KIO – jeżeli w odwołaniu zarzucasz konkurentowi rażąco niską cenę, oczywiście musisz przedstawić własne argumenty i dowody.

Jednocześnie, w świetle art. 586 Pzp, ciężar wykazania, że cena nie jest rażąco niska, spoczywa na wykonawcy, który ją zaoferował. W praktyce oznacza to, że po podniesieniu zarzutu to on musi przed KIO obronić swoją kalkulację i udowodnić jej realność.

Jeśli jesteś drugi, to wciąż masz realną szansę na wybór. Koszt sprawdzenia oferty konkurenta jest niewielki w porównaniu z możliwymi korzyściami.

Wielu wykonawców po otwarciu ofert patrzy na ranking i myśli: „jestem drugi, trudno”. Tymczasem bardzo często właśnie na tym etapie da się odwrócić losy postępowania.

Weryfikacja oferty konkurencji potrafi kosztować ułamek tego, co realnie możesz zyskać na kontrakcie. W praktyce dość często zdarza się, że oferta „najlepsza” ma błędy, które umykają osobom przygotowującym ofertę, albo wynikają z nieświadomości co do ich własnej sytuacji podmiotowej.

W branży leśnej szczególnie warto patrzeć na:

prawidłowość wykazywania doświadczenia i sprzętu,
brak rzeczywistego polegania za zasobach innego podmiotu,
zgodność personelu z wymaganiami SWZ,
ceny jednostkowe, które mogą być niewiarygodne,
ale też sytuację konkurencji w tle: nienależyte wykonywanie umów
w przeszłości, naliczone kary, rozwiązania umów, a nawet kary administracyjne (np. decyzje/mandaty), które mogą mieć znaczenie dla przesłanek wykluczenia.

Czasem wystarczy jedna rzecz: dobrze „przeczytana” oferta konkurenta i szybka reakcja w procedurze.

Nie zakładaj, że SWZ jest taka jak rok temu — porównaj zapisy.

W dokumentacji postępowań nadleśnictw są zapisy, które w praktyce decydują o tym, czy oferta przejdzie formalnie.

Jeżeli nie masz głowy do dokumentów, prowadzisz robotę w terenie i jednocześnie składasz kilka albo kilkanaście ofert — powiem wprost: zleć czytanie i weryfikację komuś, bo błąd bywa albo nieodwracalny, albo bardzo kosztowny.

Zwróć uwagę, że choć nadleśnictwa korzystają z powtarzalnych wzorów specyfikacji, to co jakiś czas wprowadzają zmiany — często wynikające ze zmian w przepisach. To, że „od lat robisz to tak samo”, nie oznacza, że nadal robisz to prawidłowo. A zasada jest prosta: nieznajomość prawa nie zwalnia z jego stosowania. Dlatego nawet przy znanych postępowaniach warto co jakiś czas przeczytać dokumentację od początku, bez działania „z automatu”.

Tu typowe „pułapki” to m.in.:

ograniczenia co do tego samego personelu/sprzętu dla wielu pakietów,
nowe lub zmodyfikowane przesłanki wykluczenia albo nie występujące wcześniej warunki udziału,
kryteria samodzielnej realizacji kluczowych elementów zamówienia,
dokumenty wymagane „pod rygorem odrzucenia”,
niuanse w sposobie wykazywania doświadczenia/referencji.

Wadium – pierwszy filtr, na którym czasami odpadają nawet doświadczeni wykonawcy.

Wadium wydaje się banalne. Wpłacasz pieniądze na rachunek zamawiającego albo składasz gwarancję wadialną. Temat zamknięty. Teoretycznie rzadko tutaj ktoś polegnie.

W praktyce zdarzały się przypadki eliminacji doświadczonych ZUL-i którzy przez lata prawidłowo i skutecznie wnosili wadium, a mimo to w jednym postępowaniu „powinęła im się noga” – np. przez drobną nieścisłość w treści gwarancji.

Jeżeli wnosisz wadium w pieniądzu, sprawdź:

czy środki wpłynęły na rachunek zamawiającego przed terminem składania ofert (liczy się moment uznania rachunku, nie przelewu),
czy kwota jest dokładnie taka, jak wymaga SWZ,
czy tytuł przelewu pozwala jednoznacznie powiązać wpłatę z postępowaniem.

Jeżeli korzystasz z gwarancji (bankowej, ubezpieczeniowej), ryzyko rośnie.

W praktyce zdarzały się sytuacje, w których:

kwota gwarancji była niezgodna z wymaganą w SWZ,
termin obowiązywania był zbyt krótki,
treść gwarancji nie obejmowała wszystkich przesłanek zatrzymania wadium,
użyto wzoru niedostosowanego do aktualnych przepisów PZP,
gwarancja zawierała warunki wypłaty sprzeczne z ustawą.

Efekt? Oferta odpada, nawet jeśli była najlepsza cenowo.

Zamawiający nie może „przymknąć oka”. Jeżeli wadium jest wadliwe – oferta wykonawcy podlega odrzuceniu. Dlatego jeżeli korzystasz z gwarancji wadialnej, nie traktuj jej jak formalności. Bank czy ubezpieczyciel posługuje się często swoimi wzorami, które nie zawsze są dopasowane do konkretnego postępowania.

Warto, żeby ktoś profesjonalnie przeczytał projekt gwarancji przed jej wystawieniem – zwłaszcza gdy w grę wchodzi kontrakt o dużej wartości.

Wadium to pierwszy test powagi oferty. Nie przegrywaj przetargu na czymś, co można było sprawdzić w 15 minut.

Złożenie oferty elektronicznie — tu nie wygrywa treść, lecz poprawność techniczna.

Nawet wygrywająca albo jedyna oferta w przetargu może zostać zdyskwalifikowana przez błędy formalno-techniczne. W praktyce problemy powodują m.in.: nieprawidłowy podpis elektroniczny, podpisanie niewłaściwego pliku, wysłanie skanu zamiast dokumentu podpisanego cyfrowo, brak wymaganego załącznika, zły format pliku, przekroczony rozmiar, nieaktualne pełnomocnictwo czy złożenie oferty po czasie z powodu problemów
z platformą.

Dlatego przed wysyłką warto upewnić się, czy dokumenty mają wymaganą formę, są prawidłowo podpisane i są składane we właściwy sposób. Dobrym rozwiązaniem jest też sprawdzenie całości przez drugą osobę — świeże spojrzenie często wychwytuje błędy, które łatwo przeoczyć pod presją czasu.

Odpowiedzi na wezwania zamawiającego — tu też można stracić szansę na wybór.

Możesz mieć świetną punktację i wylecieć na etapie badania ofert. Najczęściej dlatego, że:

odpowiedź była zbyt ogólna,
nie odniosłeś się do wszystkich elementów wezwania,
zabrakło dokumentów,
podałeś dane niespójne z ofertą,
albo nie zajrzałeś na platformę, gdzie prowadzone jest postępowanie i przegapiłeś termin na złożenie wyjaśnień.

Wezwanie to nie formalność. To moment, w którym zamawiający daje Ci szansę – ale oczekuje konkretu.

Poleganie na zasobach podmiotu trzeciego i konsorcjum – tu zdarzają się braki, a przepisy są bezlitosne.

Jeżeli nie spełniasz warunku samodzielnie i chcesz oprzeć się na zasobach innego podmiotu (sprzęt, doświadczenie, osoby), to jest to do zrobienia — ale wymaga porządnego przygotowania dokumentów.

Musisz przeanalizować:

na jakim warunku polegasz (doświadczenie? sprzęt? personel?),
czy to zasób „realny” i dostępny w okresie realizacji,
czy wymagane jest faktyczne uczestnictwo podmiotu trzeciego w realizacji.

I co najważniejsze — musisz mieć:

prawidłowe zobowiązanie podmiotu trzeciego (nie ogólne, tylko konkretne),
dokumenty dotyczące tego podmiotu, jeśli są wymagane,
oraz w razie potrzeby JEDZ również dla podmiotu udostępniającego zasoby.

W praktyce wiele ofert odpada, bo „zobowiązanie” jest za krótkie, za ogólne albo nie koresponduje z warunkiem w SWZ (np. nie wynika z niego, że podmiot udostępniający doświadczenie będzie brał udział w realizacji umowy).

Z kolei w konsorcjum oznacza więcej formalności i większe ryzyko pomyłek — wiele wymagań trzeba wykazać oddzielnie dla każdego członka, a odpowiedzialność
i rozliczenia są wspólne. To nie tylko wspólna oferta, lecz także obowiązki, zasady współpracy i dobrze przygotowana umowa konsorcjum.

Realizacja bieżącej umowy ma wpływ na Twoją przyszłość w przetargach.

Poważne problemy podczas wykonywania zamówienia — kary, spory o jakość czy rozwiązanie umowy — nie są tylko bieżącym kłopotem. Mogły lub mogą stać się argumentem przeciwko Tobie w przyszłych przetargach.

Umowy z nadleśnictwami są często restrykcyjne i w praktyce mało elastyczne dla wykonawcy. Zlecenia bywają przekazywane nierównomiernie, a realizację utrudniają warunki terenowe, pogodowe i organizacyjne. Opóźnienia nie zawsze wynikają z winy wykonawcy, ale formalnie mogą rodzić konsekwencje.

W takiej sytuacji kluczowa jest aktywna postawa. Dobra komunikacja z zamawiającym, pisemne zgłaszanie przeszkód, wnioskowanie o zmianę harmonogramu lub przesunięcie terminów pozwalają ograniczyć ryzyko kar i nieporozumień. Bierność w tym zakresie często kończy się automatycznym naliczaniem sankcji, które — nawet jeśli dziś wydają się do udźwignięcia — mogą wrócić przy ocenie wiarygodności w przyszłości.

W praktyce największe ryzyko pojawia się pod koniec roku. Wiele postępowań startuje niemal równocześnie (najczęściej w okolicach listopada), co zbiega się z dużą liczbą prac do wykonania w terenie. Ten sam okres to przygotowywanie ofert, kompletowanie dokumentów i załatwianie formalności. Nagromadzenie obowiązków sprzyja błędom — zarówno w realizacji prac, jak i w sprawach formalnych — i właśnie wtedy najczęściej pojawiają się kary oraz inne sankcje.

Dlatego realizując umowę, warto myśleć nie tylko o bieżącej robocie, lecz także o swojej przyszłej pozycji w kolejnych postępowaniach.

Opracował:

Krzysztof Szweda, radca prawny od lat doradzający wykonawcom realizującym zamówienia publiczne, w tym w sektorze usług leśnych.

tel. 531 644 414

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.